Cuando llega el momento de facturar, quizá pienses que el trabajo importante ya está hecho. Has cerrado la venta, has prestado el servicio o has enviado el pedido. Aun así, la factura reúne información que procede de distintas áreas y cualquier dato incorrecto puede retrasar el cobro, alterar la contabilidad o generar una rectificación.
Con VeriFactu tendrás que prestar más atención a la forma en que registras cada operación. Además, la adaptación te da una buena oportunidad para revisar cómo conectas las ventas, los gastos, las nóminas y el almacén dentro de tu negocio.
No confundas la factura electrónica con VeriFactu
Aunque ambos conceptos aparecen a menudo juntos, responden a necesidades distintas. Cuando vas a crear una factura electrónica, preparas un documento digital cuyos datos pueden enviarse, recibirse y procesarse mediante sistemas informáticos.
Por tanto, una factura electrónica no se reduce a guardar un documento en PDF y mandarlo por correo. Su formato facilita que el programa del cliente interprete la información sin que alguien tenga que copiar cada importe, fecha o concepto.
VeriFactu actúa sobre el sistema con el que registras la facturación. Cada vez que emites una factura, el programa genera un registro vinculado con los anteriores. De este modo, cualquier corrección queda reflejada y puedes seguir el historial de las operaciones.
Si quieres entender mejor Qué es Verifactu, piensa en un mecanismo que protege la trazabilidad de tus facturas. Cuando eliges la modalidad VeriFactu, el software también remite los registros a la Agencia Tributaria.
Revisa los datos antes de emitir la factura
Antes de confirmar el documento, comprueba la numeración, los datos fiscales del cliente, el concepto, la base imponible y los impuestos. Asimismo, asegúrate de que aplicas el precio acordado y utilizas la serie adecuada.
Si encuentras un fallo después de emitirla, no deberías abrir el archivo y cambiarlo sin más. Tendrás que realizar la corrección correspondiente para que quede constancia del documento original y de la modificación posterior.
Por esta razón, te interesa trabajar primero con presupuestos, borradores o facturas proforma. Así podrás revisar cantidades y conceptos antes de generar el registro definitivo.
Dos negocios, dos formas de organizar la facturación
Imagina que gestionas una tienda online de material deportivo. Cuando un cliente compra unas zapatillas, tu sistema debería registrar la venta, descontar el producto del almacén y preparar la factura con los datos del pedido. Además, si el cliente devuelve el artículo, necesitas que las existencias y la documentación se actualicen de manera coordinada.
Ahora piensa en una consultora de ingeniería. En este caso, quizá factures una parte al comenzar el proyecto y el resto cuando entregues cada fase. Si conectas las horas trabajadas, los gastos y las nóminas con la facturación, podrás conocer el margen real del encargo antes de que termine.
En ambos casos, evitas que administración reconstruya la operación a partir de correos, hojas de cálculo y llamadas internas.
Qué papel cumple el ERP en todo este proceso
VeriFactu te ayuda a registrar correctamente las facturas. Por su parte, el ERP conecta esa información con las demás áreas de tu empresa. Gracias a esta integración, puedes relacionar las ventas con la contabilidad, las nóminas, los cobros, las compras y la gestión de almacén.
Además, cuando todos los equipos consultan los mismos datos, reduces los errores y respondes antes a tus clientes. También puedes detectar facturas pendientes, controlar las existencias y calcular márgenes sin esperar al cierre del trimestre.
Antes de escoger una solución, comprueba que puedas exportar tus datos y conectar las herramientas que ya utilizas. Revisa también el soporte técnico, las actualizaciones normativas y los límites de usuarios o documentos.
Elige el programa según el funcionamiento real de tu empresa y no solo por la cantidad de funciones que anuncia.
